Sitzungsmappe anlegen

Sitzungsmappe anlegen

Sitzungsmappe anlegen

Die Sitzungsmappe besteht aus einem Deckblatt, einem Inhaltsverzeichnis und den darunter eingefügten PDF-Dateien. Wobei jede PDF-Datei mit einem Deckblatt versehen ist. Die Sitzungsmappe erhält den Namen des Ordners, unter welchem die Sitzungsmappe angelegt wird. Um zu ermöglichen, dass sich alle Dateien zusammen in einer PDF-Datei befinden, müssen das Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis in eine Vorlage umgewandelt werden. Schicken Sie uns Ihr Deckblatt und das Inhaltsverzeichnis mit Ihrem Layout als Worddatei im docx-Format – wir passen diese Dateien entsprechend an und wandeln sie in eine Vorlage für Ihre Sitzungsmappe um.

Die Sitzungsmappe besteht aus einem Zusammenschluss von PDF-Dateien,  die sich in einer bestimmten Ordnerstruktur befinden. Es ist empfehlenswert, die Sitzungsmappe von dem Ersteller oder von dem Verwalter des Datenraums anlegen zu lassen. Nur der Ersteller oder der Verwalter können bei Bedarf Dokumente innerhalb der Ordnerstruktur verschieben.

Werden die PDF-Dateien auf mehrere Ordner verteilt, müssen sich diese in derselben Hierarchieebene befinden.

Legen Sie als erstes eine Ordnungsstruktur an:·   

  1. Öffnen Sie das Menü mit dem „+“-Symbol. 
  2. Legen Sie einen Ordner an und geben Sie ihm einen Namen, mit dem Sie Ihre Sitzungsmappe benennen möchten. Dieser Name wird auf dem ersten Deckblatt und im Inhaltsverzeichnis erscheinen. Außerdem wird unter diesem Ordner die Sitzungsmappe abgelegt.
  3. Legen Sie darunter einen oder mehrere Ordner an. Für jede PDF-Datei eines Sitzungsteilnehmers benötigen Sie einen eigenen Ordner. Der Name dieses Ordners erscheint als „Kapitel“ auf den nachfolgenden Deckblättern
  4. Öffnen Sie das Menü mit dem „+“-Symbol.
  5. Auf derselben Ebene, in der sich der oberste Ordner befindet, laden Sie Ihr von uns umgewandeltes Deckblatt und das von uns umgewandelte Inhaltsverzeichnis hoch. Sowohl das Deckblatt als auch das Inhaltsverzeichnis sind .html Dateien.

Anlegen der Sitzungsmappe:

  1. Öffnen Sie erneut das Menü mit dem „+“-Symbol.
  2. Wählen Sie die Option „Sitzungsmappe“.
  3. Klicken Sie auf den Button „Ordner auswählen“ und wählen Sie den Ordner aus, aus  dem die Sitzungsmappe erzeugt werden soll. Dort wird die Sitzungsmappe am Ende abgelegt.
  4. Klicken Sie auf den Button „Datei auswählen“ und wählen Sie das Deckblatt aus.
  5. Klicken Sie darunter auf „Datei auswählen“ und wählen Sie das Inhaltsverzeichnis aus.
Schließen Sie den Vorgang mit „Sitzungsmappe erstellen“ ab.

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