BoxMail (-Box) verwenden | idgard®

BoxMail (-Box) für den sicheren Versand von E-Mail-Anhängen

BoxMail (-Box) für den sicheren Versand von E-Mail-Anhängen

Mit der Funktion „BoxMail“ wird eine versiegelte temporäre Box erstellt. Sie legen in einem Dialog die Mitglieder der Box fest, Sie legen fest, wann die Box gelöscht werden soll, und laden die Daten hoch, auf welche die Mitglieder zugreifen sollen. Zu einer „BoxMail“ können Sie auch Gäste einladen, die keine idgard®-Lizenz besitzen. Ohne Lizenz können die Gäste die Dokumente nur herunterladen. Jede Nutzung der „BoxMail“ für Nutzer ohne Lizenz wird im Mitgliederbereich unter „Liste der Nutzer mit einmaligem Zugriff“ dokumentiert. Nutzer mit einer Lizenz für einem anderen idgard®-Account, können mit den Berechtigungen, welche Sie ihm gewähren, auf die Dokumente zugreifen.

Sie finden die Funktion „BoxMail“ oben in der grünen Leiste in der Box-Übersicht. Öffnen Sie die „BoxMail“
  1. Fügen Sie die E-Mail-Adresse ein. Mit einem Klick auf das Feld "An" können Sie auswählen, ob Sie die E-Mail direkt versenden, auf cc oder auf bcc setzen möchten. Um zu verhindern, dass sich andere Nutzer sehen können, sollten Sie die E-Mail-Adresse auf bcc setzen.
  2. Möchten Sie einen Passcode versenden, fügen Sie die Telefonnummer ohne Leerzeichen ein, an welcher der Pass Code per SMS versendet werden soll. Aus Sicherheitsgründen ist eine Mobilfunknummer einer Festnetznummer vorzuziehen.
  3. Laden Sie die Dateien hoch. Sie können mehrere Dateien nacheinander hochladen.
  4. Im Fall einer 2-Faktor-Authentifizierung, öffnen Sie die Registerkarte "Sicherheit" und wählen den Pass Code aus
  5. Öffnen Sie die Registerkarte "Eigenschaften": Legen Sie fest, wie viele Tage die „BoxMail“ aktiv sein soll und geben Sie der BoxMail einen Namen.
  6. Klicken Sie auf  "BoxMail erstellen"
  7. Ihnen wird der Einladungstext mit dem Registrierungslink angezeigt. Aktivieren Sie "in E-Mail einfügen". Ist Ihr E-Mail-Client als Standardprogramm auf Ihren Computer hinterlegt, fügt sich der Einladungstext in Ihren E-Mail-Client ein und kann von Ihnen angepasst werden.
Versenden Sie den Einladungslink.

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